Bilingual Administrative Support/Soutien administratif bilingue

  • hr@adstandards.ca
  • septembre 2, 2021

Bilingual Administrative Support

Ad Standards Clearance Services

Ad Standards is the national non-profit self-regulatory organization for the advertising industry. We are seeking a bilingual (English & French) support person to join our team. The position will primarily support the administrative functions of Ad Standards Clearance Services, the group responsible for review of advertising and information messaging for compliance with applicable laws and regulations. In addition, the successful candidate will support the Office Manager in administrative tasks related to the operations of Ad Standards.

Responsibilities include:

·        Process and review submissions for completeness

·        Update database/data entry

·        Manage workflow and track upcoming deadlines

·        Respond to, or direct inquiries from, submitters or general public

·        Coordinate meetings

·        Prepare and distribute meeting materials

·        Perform other administrative tasks, as required

Required Qualifications:

·        Strong proficiency in both English and French (written and spoken)

·        Minimum of 2 years post secondary education

·        Minimum of 2 years of prior administrative and/or customer service experience

·        Ability to work both independently and collaboratively

·        Comfortable in a fast-paced environment with tight deadlines

·        Strong customer service skills

·        Proficient computer skills including all MS Office applications and Adobe Acrobat

·        Ability to plan, organize and prioritize multiple and simultaneous tasks

·        Detail orientated with a high level of accuracy

·        Love of advertising

Prior experience in the advertising industry is an asset to this position.

At this time, Ad Standards’ staff members are working from home. It is expected that in future the successful candidate may be required to report to Ad Standards’ offices in either Toronto or Montreal up to three days per week. Staff are expected to have a work-from-home environment conducive to the management and discussion of confidential information, and a reliable internet connection. Plans for returning to an office environment are not yet confirmed.

To find out more about Ad Standards, please go to our website at: www.adstandards.ca 

Qualified candidates are invited to submit their resume online to: hr@adstandards.ca

We thank all candidates for their interest.  Only those candidates selected for (virtual) interviews will be contacted directly.

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Soutien administratif bilingue

Services d’approbation des Normes de la publicité

Nous sommes l’organisme d’autoréglementation national et sans but lucratif de l’industrie de la publicité et nous sommes à la recherche d’un soutien administratif bilingue (français et anglais) pour se joindre à notre équipe. Le candidat retenu apportera son soutien essentiellement aux fonctions administratives des Services d’approbation des Normes de la publicité – groupe responsable de l’examen des textes publicitaires et des messages d’information à des fins de conformité avec les lois et avec les règlements en vigueur. De plus, il apportera son soutien à la Cheffe de bureau dans ses tâches administratives ayant trait au fonctionnement des Normes de la publicité.

Ses responsabilités incluront :

·        Le traitement et l’examen des soumissions afin de s’assurer qu’elles sont complètes

·        La mise à jour de la base de données/l’entrée de données

·        La gestion du flux des tâches et le suivi des échéances à venir

·        Les réponses ou le réacheminement des demandes d’information de la part des demandeurs ou du grand public

·        La coordination des réunions

·        La préparation et la distribution des documents de réunion

·        L’exécution d’autres tâches administratives au besoin

Qualifications requises :

·        Excellente maîtrise de l’anglais et du français (écrit et parlé)

·        Formation postsecondaire d’au moins 2 ans

·        Expérience antérieure d’au moins 2 ans en administration et/ou au service à la clientèle

·        Capacité à travailler à la fois de manière autonome et en collaboration

·        Aisance dans un environnement dynamique et face à des délais serrés

·        Très bonnes aptitudes en matière de service à la clientèle

·        Maîtrise de l’informatique, y compris l’ensemble des applications de MS Office et Adobe Acrobat

·        Capacité de planifier, d’organiser le travail et d’établir la priorité de tâches multiples et simultanées

·        Souci du détail et grande précision

·        Amour de la publicité

Toute expérience antérieure au sein de l’industrie de la publicité est un atout.

Actuellement, le personnel des Normes de la publicité travaille depuis la maison. Il est prévu dans un proche avenir que le candidat retenu doive travailler aux bureaux des Normes de la publicité de Montréal ou de Toronto jusqu’à trois jours par semaine. Le personnel doit disposer d’un milieu de travail à la maison qui soit propice à la gestion d’information confidentielle et aux discussions entourant celle-ci ainsi que d’une connexion Internet fiable. Le retour au travail dans les bureaux de l’organisme n’a pas encore été confirmé.

Pour en savoir plus sur les Normes de la publicité, veuillez consulter notre site Web à : www.normespub.ca.

Les candidats qualifiés sont priés de soumettre leur CV en ligne à :  rh@normespub.ca.

Nous remercions tous les candidats de l’intérêt qu’ils porteront à cette offre d’emploi. Nous communiquerons uniquement avec ceux qui seront retenus pour un entretien (virtuel).